Аренда офисного помещения: рекомендации по подбору недвижимости и нюансы сделки

На рынке недвижимости можно увидеть множество предложений по аренде офиса. При этом подобрать действительно подходящий вариант не просто. Чтобы сделать верный выбор, нужно учесть целый ряд важных критериев. Подробные рекомендации о том, как выбрать офис правильно, представлены в этой статье.

Как выбрать помещение

Попытки сэкономить могут обернуться незапланированными финансовыми тратами. Выбирая офис, важно учитывать не только размер арендной платы, но и другие расходы, связанные с поиском помещения и въездом в него.

Критерии

При обдумывании вопроса, как снять офис, в первую очередь следует составить список важных критериев, которые являются определяющими при выборе помещения. Это могут быть следующие параметры:

• место расположения объекта недвижимости;
• площадь офиса;
• наличие вспомогательных внутренних помещений, которые могут использоваться в качестве кабинета для переговоров, серверной комнаты, кухни, кладовой и др.;
• соответствие объекта недвижимости выбранной концепции и назначению (бэк-офис для размещения сотрудников, фронт-офис, или объединение этих двух функций);
• возможность разместить всех сотрудников и организовать для них комфортные условия труда;
• размер арендной платы;
• наличие парковочной зоны;
• качество отделки помещения;
• инфраструктура;
• другие параметры, которые имеют важность для арендатора.

При большом разнообразии предложений, представленных на рынке недвижимости, на практике подобрать помещение, которое соответствовало бы всем критериям, затруднительно. Поэтому при выборе офиса рекомендуется проявлять гибкость.

Даже если помещение не соответствует всем критериям из списка, оно может иметь другие достоинства, которые впоследствии окажутся очень полезными. Кроме того, некоторые условия можно создать самостоятельно.

Например, не все офисы оснащены кухнями и санузлами индивидуального пользования. Но при необходимости можно внести соответствующие изменения в обустройство помещения. Такие варианты тоже рекомендуется рассмотреть.

Бюджет

На следующем этапе нужно рассчитать бюджет, который арендатор готов выделить на оплату услуг за пользование помещением. Следует учитывать, что стоимость аренды недвижимости зависит от района ее нахождения. Чем ближе к центру города расположено помещение, тем выше его цена.

Местоположение

До начала пандемии место расположения офиса имело для компаний ключевое значение. Многие сотрудники отказывались работать далеко от района своего проживания, поэтому при переезде работодатели теряли около 30 % своего персонала.

На сегодняшний день, в связи со сложившимися обстоятельствами, многие сотрудники работают удаленно, а офис посещают 2 – 3 раза в неделю. Поэтому проблема с подбором места расположения помещения для многих работодателей утратила свою актуальность.

Класс

Все офисные помещения делятся на несколько классов:

1. Класс A — недвижимость элитного уровня. Как правило, такие офисы расположены в центре города в непосредственной близости от станции метро. Они отличаются развитой инфраструктурой и оснащены новейшими системами жизнеобеспечения, а также местами для парковки.
2. Класс B. Офисы данной категории обычно располагаются вдали от центра населенного пункта, но близко от станции метро, имеют стильную и качественную отделку и оснащены надежной системой безопасности.
3. Класс C. Офисы третьей категории расположены, как правило, в зданиях бывших НИИ или заводских контор. Они находятся в местах, удаленных от станций метро, не имеют качественной инфраструктуры и паркинга. Планировка помещения выполнена в коридорно-кабинетном стиле. Офисы такого типа всегда востребованы на рынке недвижимости, благодаря невысокой арендной плате — от 10 тысяч рублей в месяц.

Площадь

Размер офисного помещения должен соответствовать количеству сотрудников. Если некоторые работники бывают в офисе только иногда в связи со спецификой своей профессии, для них оборудуются временные рабочие места.

На каждого сотрудника должно отводиться не менее 6 м² площади помещения.

Как найти новый офис: самостоятельно или через посредника

Существует два основных способа поиска офисного помещения:

• самостоятельно;
• с помощью посредника.

Самостоятельный поиск сопряжен с определенными рисками. Чтобы избежать их, необходимо иметь достоверные сведения об обстановке на рынке коммерческой недвижимости, а также обладать знаниями в сфере законодательства и юриспруденции.

Базы данных, публикуемые на сайтах, а также объявления в периодических изданиях могут содержать устаревшую или ложную информацию. В связи с этим на поиск недвижимости может быть потрачено большое количество времени. Избежать таких затруднений можно с помощью риэлтора.

Работа с брокерской компанией

Самым надежным способом подбора недвижимости является поиск вариантов с помощью надежной брокерской компании, такой как https://relocom.ru.

Данная посредническая организация осуществляет деятельность с 2010 года, обладает большим опытом работы в сфере услуг и не имеет аналогов на российском рынке. В базе RELOCOM собраны и постоянно обновляются предложения более чем от 7000 собственников недвижимости.

Квалифицированные специалисты предлагают клиентам только самые выгодные, надежные варианты офисов от проверенных арендодателей, что позволяет заказчику сэкономить свое время, силы и средства. Риск стать жертвой мошенников полностью исключается. При этом брокер подбирает предложения максимально приближенные по характеристикам к критериям, определенным заказчиком.

Просмотр помещения

После выбора нескольких подходящих предложений можно приступать к следующему шагу — просмотру помещений.

На данном этапе рекомендуется придерживаться следующих советов:

1. Проверить, сколько времени занимает путь от метро к офису.
2. Ознакомиться с планировкой и уточнить, можно ли при необходимости внести в нее изменения.
3. Оценить качество отделки и выяснить, нуждается ли помещение в ремонте.
4. Проверить работоспособность лифтов, качество систем пожарной безопасности и вентиляции, состояние инженерных коммуникаций.
5. Поинтересоваться, каким образом обеспечивается доступ к интернету. Рекомендуется выбирать помещение в офисном центре, обслуживаемом несколькими провайдерами.
6. Ознакомиться с условиями оплаты коммунальных услуг.
7. Уточнить, каков порядок пропуска посетителей.
8. Ознакомиться с техническими характеристиками здания.
9. Выяснить, насколько тепло в помещении зимой и хорошо ли работает вентиляционная система летом.

Следует обращать внимание на все нюансы. Возможно, что при осмотре будут обнаружены особенности помещения, которые ранее не были замечены.

Заключение договора

Если поиском недвижимости занимается брокерская компания, ее юристы перед заключением сделки тщательно проверяют содержание договора. Если подбор помещения осуществляется арендатором самостоятельно без помощи специалистов, нужно внимательно проверить все пункты соглашения и обратить внимание на ряд важных нюансов.

Проверка арендодателя

Согласно ст.608 ГК РФ, правом сдачи объекта недвижимости в аренду обладает только собственник. Поэтому перед заключением договора важно убедиться, что арендодатель действительно является законным владельцем помещения.

В качестве подтверждающих материалов можно запросить справку из Росреестра или выписку из ЕГРП, а также техническую документацию из БТИ.

Если права собственности были оформлены до 1998 года, потребуется выписка из архива ДИГМ, которая может быть выдана только при наличии доверенности владельца недвижимости.

Если помещение сдается в субаренду, необходимо проверить, разрешены ли такие действия договором, заключенным между арендодателем и собственником

Если интересы владельца недвижимости представляются доверенным лицом, следует убедиться в наличии у него соответствующих полномочий.

Коридорный коэффициент

На этапе осмотра помещения рекомендуется поинтересоваться, что включено в стоимость аренды. Дополнительные расходы указываются а договоре как «коридорный коэффициент».

Некоторые арендодатели не прописывают данное условие отдельным пунктом. Вместо этого они завышают размер реальной площади офиса. Подписывать такой договор не рекомендуется.

Размер помещения

Перед заключением сделки следует проверить соответствие реальной площади помещения с данными, заявленными в договоре и в документах БТИ. Часто параметры офиса изменяются в результате проведенной перепланировки, поэтому в технических документах могут быть указаны неактуальные данные.

Цена аренды

Стоимость аренды может быть указана в расчете на 1 м² площади или за все помещение. Если сумма и форма оплаты не оговорены в тексте договора, соглашение считается недействительным.

Арендатор обязан поддерживать помещение в рабочем состоянии, оплачивать его ремонт и финансировать текущие расходы.

Поэтому важно выяснить, включены ли в арендную плату следующие статьи:

• расходы на содержание помещения в исправном и безопасном состоянии;
• оплата коммунальных услуг;
• НДС;
• расходы на оплату связи и интернета;
• плата за пользование местами на парковке.

Если данные расходы не включены в стоимость аренды, следует поинтересовался, какую сумму придется доплачивать.

Возможность изменения арендных ставок

Согласно ст.614 ГК РФ, арендодатель вправе изменять размер арендной платы не более одного раза в 12 месяцев, если такая возможность оговорена в условиях договора.

Если такой пункт в соглашении отсутствует, корректировка суммы обязательств допускается только по взаимному согласию сторон.

Регистрация сделки в ЕГРП

Договор аренды составляется в письменном виде и заключается на определенный срок. Если период его действия не превышает 12 месяцев, регистрация сделки в ЕГРП не требуется. Если помещение передается в аренду более чем на 1 год, без внесения соответствующей записи в государственный реестр соглашение считается недействительным.

Для осуществления процедуры регистрации необходимо предоставить в уполномоченный орган следующие документы:

• заявление;
• кадастровый паспорт.

Подать документы может любой участник сделки.

Перепланировка

Арендатор вправе вносить изменения в состояние помещения только с согласия арендодателя, даже если такая возможность оговорена условиями договора. В противном случае собственник недвижимости может на законных основаниях разорвать соглашение в одностороннем порядке без возмещения убытков.

План перепланировки следует согласовать с арендодателем и оформить соответствующее приложение к уже существующему договору или отдельное соглашение о внесении изменений в состояние помещения.

Подводные камни

При аренде офиса следует учитывать ряд возможных затруднений:

1. Стоимость аренды без НДС. Если цена указана без учета налога, обязательства арендатора возрастут на 18 %.
2. Дополнительные расходы. Часто сумма платежа, указанная арендодателем, не включает в себя стоимость ряда услуг. К ним могут относиться уборка помещения, охрана, коммунальные услуги и др. Размер дополнительных расходов должен быть указан в договоре.
3. Плата за парковку. Рекомендуется заранее уточнить ее размер.
4. Провайдеры. Здание может обслуживаться одним из них или несколькими. Стоимость услуг может быть разной, поэтому рекомендуется выяснить ее размер заранее.
5. Пеня. Арендодатель имеет право указать в тексте соглашения процент взысканий за нарушение сроков внесения арендной платы. Обычно пеня составляет 0,1 %. Если в договоре указана более высокая ставка, рекомендуется обсудить с арендодателем возможность ее снижения.
6. Коммунальные платежи. В первый день пользования офисом следует снять показания со всех счетчиков учета.
7. При заключении договора субаренды необходимо убедиться, что сделка заключается с согласия собственника помещения.
8. При отсутствии документов, подтверждающих право собственности, от сделки рекомендуется отказаться.
9. Оборудование квартир под офисы не допускается законодательством. Поэтому рекомендуется арендовать только те помещения, которые переведены соответствующим образом в разряд коммерческих.
10. Важно указать в договоре обстоятельства и условия повышения арендной платы, а также ответственность за их нарушение.
11. В тексте соглашения необходимо прописать, что арендатор имеет первоочередное право на продление аренды офиса после завершения срока действия договора. В противном случае помещение может быть передано в пользование другому лицу.
12. График работы арендатора может не совпадать с графиком работы офисного центра. В таком случае от сделки лучше отказаться.

Советы и на что еще обратить внимание

При поиске подходящего офисного помещения рекомендуется придерживаться следующих советов:

1. Слишком низкая стоимость аренды часто свидетельствует о наличии у объекта недвижимости существенных недостатков. Рекомендуется выбирать офисы, цены которых приближены к средним по рынку.
2. Перед заключением договора рекомендуется поговорить с соседями. Они могут рассказать много подробностей об арендодателе.
3. Не рекомендуется оформлять в аренду офисы на верхних, цокольных этажах или в подвальных помещениях. В противном случае существует риск возникновения таких проблем как протекание крыши или отсутствие света.
4. Осматривать помещения рекомендуется в час пик, чтобы получить информацию о количестве свободных мест на парковке и о пробках на дорогах.

Поиск подходящего офисного помещения — сложная процедура, которая сопряжена с рядом трудностей и требует наличия знаний в сфере законодательства. Кроме того, при заключении сделки необходимо учитывать множество важных нюансов. При отсутствии соответствующих знаний и навыков и при возникновении затруднений по поводу того, как подобрать офис, рекомендуется воспользоваться услугами опытного надежного риелтора.